Kassenbuch: Überblick für die Bargeldkasse
Firmenkonto und Firmenkasse
Jede Unternehmensführung ist mit Einnahmen und Ausgaben verbunden. Zeitgleich mit der Unternehmensgründung, also mit der Gewerbeanmeldung bei der örtlichen Gemeindeverwaltung, oder mit dem Antrag auf Eintragung im Handelsregister wird ein Firmenkonto eröffnet. Dabei handelt es sich um ein Girokonto, um den bargeldosen Geldverkehr des Unternehmens abzuwickeln. Ergänzend zum Firmenkonto wird auch eine Bargeldkasse, die so genannte Firmenkasse eingeführt. Sie ist erforderlich, um Klein- oder Kleinstbeträge zu verbuchen, bei denen es sich meistens um Ausgaben handelt. Typische Beispiele für Ausgaben, die über die Bargeldkasse abgewickelt werden, sind Portokosten für Paket- oder Briefannahme. Diese Kosten werden in einem Kassenbuch geführt.
Keine Buchung ohne Beleg
So lautet der Grundsatz für die gesamte Finanzbuchhaltung, und ganz besonders auch für die Bargeldkasse. Was für das Firmenkonto gilt, muss auch für die Firmenkasse gelten. Das wird vielfach vernachlässigt oder nicht so ernst genommen, weil es sich bei den Ausgaben der Bargeldkasse um Kleinbeträge handelt. Um sie aber als Betriebsausgaben anerkannt zu bekommen, müssen sie als solche auch verbuchbar sein. Unabhängig von der Höhe der Ausgabe sind die Anforderungen an Form und Inhalt der Belege dieselben. Wer die Bargeldkasse führt, muss genau und hartnäckig sein. Die Belege, die von den Mitarbeitern gegen Geld aus der Bargeldkasse eingetauscht werden, müssen sachlich und rechnerisch richtig sein. Erst wenn alles stimmt, kann Geld gegen Beleg getauscht, und der Beleg anschließend in der Bargeldkasse als Ausgabe gebucht werden.
Wie speist sich die Bargeldkasse?
Um Geld aus der Bargeldkasse entnehmen zu können, muss es vorher zugeführt werden. Vom Firmenkonto wird eine Bargeldabhebung getätigt, sei es per Scheck, am Geldautomaten oder am Bankschalter. Dieser Betrag ist auf dem Firmenkonto eine Ausgabe und in der Firmenkasse eine Einnahme. Der Buchungsvorgang als solcher ist neutral. Jetzt können in der Bargeldkasse Ausgaben getätigt und auch als solche gebucht werden. Der Bestand in der Bargeldkasse reduziert sich nun kontinuierlich in Höhe der Summe aller abgerechneten Belege.